Akteneinsichtsrechte von Ratsmitgliedern und Fraktionen

Die Gemeindeordnung gibt Mitgliedern des Rates und Fraktionen verschiedene Möglichkeiten, die Tätigkeit der Verwaltung zu kontrollieren. Vor allem die im Jahr 2007 vom Landesgesetzgeber neu geregelten Informationsrechte gem. § 55 GO NRW eröffnen einen weitreichenden politischen Handlungsspielraum.

Die gesetzlich verordnete Transparenz ist bei einigen Kommunalverwaltungen (leider) bis heute nicht ganz angekommen. Sie lassen sich ungern in die Karten schauen und empfinden Anträge auf Akteneinsicht als lästig oder gar anmaßend. Wird die Akteneinsicht verweigert, sind Konflikte vorprogrammiert. Umso wichtiger ist es für kommunale Mandatsträgerinnen und Mandatsträger, Anträge richtig zu stellen, um eine Ablehnung zu erschweren.

1. Die Reichweite des Akteneinsichtsrechts

Einsicht in Verwaltungsakten gewährt § 55 GO NRW nach einem abgestuften System. Die weitesten Befugnisse stehen dem Rat zu. Ihm ist in § 55 Abs. 3 GO NRW eine allgemeine Kompetenz zur Kontrolle der Verwaltung zugewiesen:

„Der Rat überwacht die Durchführung seiner Beschlüsse und der Beschlüsse der Bezirksvertretungen und Ausschüsse sowie den Ablauf der Verwaltungsangelegenheiten.“

Es handelt sich primär um eine nachträgliche Kontrolle. Der Rat überträgt das Recht zur Akteneinsicht einem Ausschuss oder beauftragt Ratsmitglieder mit der Einsichtnahme.

Ein in seiner Reichweite ähnliches Recht steht nach Abs. 4 S. 1 auch den vom Rat gebildeten Ausschüssen und den Fraktionen zu. Allerdings gilt, dass diese keine allgemeine Befugnis zur Überwachung haben, sie müssen sich auf einen Einzelfall beziehen und können daher nur Akteneinsicht zu einem bestimmten Vorgang verlangen. Praktisch wird es bei Anträgen von Fraktionen allerdings in der Regel um Einzelfälle gehen.

Tipp:
Der Vorgang sollte von einer Fraktion genau bezeichnet werden. Zu benennen ist ein Ratsmitglied, das Einsicht in die Akten nehmen soll. Der Antrag muss nicht von allen Fraktionsmitgliedern unterzeichnet sein, die Unterschrift der/des Fraktionsvorsitzenden reicht aus (vgl. von Lennep, in: Rehn/Cronauge/von Lennep/Knirsch, Gemeindeordnung NRW, Stand März 2014, Bd. I, § 55 Ziff. V.2.). Der Antrag muss aber von allen Fraktionsmitgliedern getragen werden.

Das einzelne Ratsmitglied oder Mitglied einer Bezirksvertretung hat demgegenüber nur ein Einsichtsrecht in die Akten, die der Vorbereitung und Durchführung von Beschlüssen des Gremiums dienen, dem es angehört. Dies setzt voraus, dass ein Beschluss des Gremiums, auf den sich die Akten beziehen, absehbar ist oder bereits getroffen wurde.

Dem entsprechend entsteht das Akteneinsichtsrecht erst dann, wenn nach Auffassung des Bürgermeisters die Vorbereitung des Beschlusses in der Verwaltung abgeschlossen ist (so auch die Gesetzesbegründung, LT-Drs. 14/3979, S. 140). Eine Akteneinsicht zur Kontrolle der Durchführung der Beschlüsse kann nur dann verlangt werden, wenn der Beschluss einen Umsetzungsakt erfordert, die von ihm ausgehenden Rechtswirkungen also nicht von selbst eintreten („self-executing“).

2. Ablehnungsgründe

Besteht ein Recht zur Akteneinsicht, muss der Bürgermeister sie gewähren. Ablehnen kann er sie nur dann, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen, dies können Grundrechte, datenschutzrechtliche Bestimmungen oder Regelungen der Gemeindeordnung selbst sein (OVG NRW, Beschluss vom 22. Mai 2013 – 15 B 556/13 –, Rn. 5, juris).

Keine Akteneinsicht ist zu gewähren, wenn ein Interessenwiderstreit besteht.

Die Ablehnung eines Akteneinsichtsgesuchs ist zu begründen, § 55 Abs. 5 S. 4.

3. Im Ausnahmefall: Überlassung von Kopien

Die Gemeindeordnung enthält keine Regelung, ob einem Ratsmitglied bzw. einer Fraktion Kopien aus Akten zu überlassen sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein Recht zur Überlassung von Kopien nicht vom Akteneinsichtsrecht umfasst ist.

Das VG Aachen hat für die Akteneinsicht nach § 55 Abs. 3 und 4 GO NRW entschieden, dass die Verwaltung ermessensfehlerfrei über einen entsprechenden Antrag zu entscheiden hat. Als Kriterium dafür, ob ein beauftragtes Ratsmitglied Kopien fertigen darf, hat es ausgeführt, dass es darauf ankomme, ob dies im Interesse einer effektiven Kontrolle erforderlich ist. Der Auftraggeber (Rat, Ausschuss oder Fraktion) muss angemessen informiert werden können, was bei sehr komplexen, umfangreichen oder in einer anderen Sprache verfassten Akten im Einzelfall die Anfertigung von Kopien erfordert.

„In solchen Fällen ist eine effektive Ausübung des Kontrollrechts ggf. nur dann möglich, wenn der Akteninhalt dem beauftragten Ratsmitglied in Gestalt von Ablichtungen längerfristig zur Verfügung steht und es sich bei der Vermittlung der Informationen an seinen Auftraggeber nicht nur auf das im Rahmen der Akteneinsicht bloß einmal Gelesene und die dabei ggf. angefertigten Notizen zu beschränken hat.“

VG Aachen, Beschluss vom 25. August 2014 – 4 L 492/14 –, juris Rn. 24, so auch VG Gelsenkirchen, Urteil vom 18. Dezember 2013 – 15 K 2741/11 -, juris Rn. 47 ff.

Checkliste Akteneinsicht

  • Wer ist zur Akteneinsicht berechtigt?
    Rat (§ 55 Abs. 3 GO NRW);Ratsausschüsse, Fraktionen (§ 55 Abs. 4 GO NRW);einzelnes Ratsmitglied bzw. Mitglied einer Bezirksvertretung (§ 55 Abs. 5 GO NRW).
  • Worauf erstreckt sich das Akteneinsichtsrecht?
    Rat: Durchführung der Beschlüsse von Rat, Bezirksvertretungen und Ausschüssen, Ablauf der Verwaltungsangelegenheiten;
    Ratsausschüsse, Fraktionen: Einzelfallbezogen auf Durchführung der Beschlüsse von Rat, Bezirksvertretungen und Ausschüssen, Ablauf der Verwaltungsangelegenheiten;
    einzelnes Ratsmitglied bzw. Mitglied einer Bezirksvertretung: Vorbereitung oder der Kontrolle von Beschlüssen des jeweiligen Gremiums.
  • Liegen Versagungsgründe vor?
    Nur wenn schutzwürdige Belange von Betroffenen oder Dritten überwiegen.
  • Wurden Formalien beachtet?
    Der Antrag muss bei Fraktionen von allen Mitgliedern oder dem/der Fraktionsvorsitzenden unterzeichnet werden.

Über den Autor

Jasper Prigge ist Rechtsanwalt in Essen. Er berät Privatpersonen sowie kleine und mittelständische Unternehmen in medien- und verwaltungsrechtlichen Angelegenheiten. Mehr zu den Tätigkeitsbereichen erfahren Sie hier.

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